03.02.2009

Neue Funktionen in TOM 8

Auftrags- und Angebotsvorlagen

Beliebige Projekte und Angebote können als Vorlagen definiert werden und stehen danach beim Neuanlegen von ähnlichen Aufträgen und Angeboten inklusive Teilprojekten zur Verfügung. Bei der Datenübernahme aus einer Vorlage lässt sich mit wenigen Mausklicks spezifisch bestimmen, welche Auftragsdetails (Preise etc.) und Teilprojekte in das neue Projekt übernommen werden sollen und welche nicht.

Druckausgabe in MS-Word

In TOM 8 können alle Formulare über eine integrierte Schnittstelle nach MS-Word (ab Version 2000) ausgegeben werden. Dies ermöglicht Ihnen eine weitgehend freie Gestaltung Ihrer Korrespondenz, sei es Rechnung, Angebot oder Übersetzerauftrag. Anders als in einer früheren Word-Schnittstelle (TOM 5) können nun auch Rechnungen ohne Einschränkung in MS-Word wiedergegeben werden.

Ausgangssprache im Teilprojekt

Die Ausgangssprache aus dem Hauptprojekt wird nun automatisch in jedes Teilprojekt übertragen und kann dort ggf. geändert werden. So werden Projekte mit unterschiedlichen Ausgangssprachen möglich.

Infotext für Rechnung im Teilprojekt

Es ist nun ein Feld für die Eingabe längerer Rechnungstexte vorgesehen, welcher unter dem jeweiligen Teilprojekt auf der Rechnung bzw. Auftragsbestätigung erscheint. In der Teilprojektmaske selbst ist dieser Text "versteckt" (Hervorhebung, falls Text vorhanden).

Sonstige Teilprojekt-Erweiterungen

Ein Sammel-Übersetzungsauftrag kann nun als E-Mail verschickt werden. Ein Auftrag "Diverse Bestellungen" kann nun als E-Mail verschickt werden. Dolmetschzeiten (auch über mehrere Tage) können in einer Stundenerfassung ermittelt und abgerechnet werden.

Optimierte Rechnungsinformationen im Projekt

Die Rechnungseinbindung ins Projekt wurden optimiert. Sie sehen nun in einem fakturierten Projekt bei Aufruf des Registers "Rechnung" automatisch die zu diesem Projekt existierenden Rechnungsposten (mehrere im Falle von Teilrechnungen!) und können auf jede einzelne direkt zugreifen (anzeigen/drucken, Bezahlstatus prüfen).

Suchfunktionalität erweitert

Die Suchmöglichkeiten nach spezifischen Projekten, Kunden und Übersetzern wurden verbessert. So lässt sich die jeweilige Suchabfrage nun bspw. auf die aktuell aufgerufenen Datensätze beschränken, oder die "Umkehrsuche" ermöglicht das Auffinden von Datensätzen, die den eingegebenen Suchkriterien NICHT entsprechen (bspw. Kunden ohne Umsatz in einem bestimmten Jahr). Die Projektverwaltung bietet nun eine Suche direkt in den Teilprojekten (bisher wurden bei der Suche nach Teilprojektinformationen alle PROJEKTE gefunden, die TEILPROJEKTE beinhalten, welche den Kriterien entsprechen). Sie können so etwa die Anzahl von gelieferten Wörtern oder Zeilen in einer bestimmten Zielsprache im Jahr X ermitteln.

Selektion / Hervorhebung in Datensatzlisten

Nun können die Windows-typischen Tastenkombination verwendet werden (Shift + Click, Ctrl + Click), um mehrere Datensätze zu markieren (Projekte, Kunden, Übersetzer, TOM Mail). In diversen Listen werden aufgerufene Datensätze in der Liste nun farblich hervorgehoben (bspw. Maillisten o. Finanzen).

Erfassung von Übersetzerrechnungen erleichtert

Die automatische "Ausbuchung" im Teilprojekt erfolgt nun erst mit der tatsächlichen Erzeugung des Finanzpostens und nicht mit der Berechnung der Summe, d.h. die ausgwählten Rechnungsposten sind bis zum Schluss in der Liste sichtbar und können ggf. geändert und neu berechnet werden etc.

Anmahnung mehrerer offener Forderungen

Zusätzlich zur bisherigen Möglichkeit, einzelne Mahnungen zu erstellen, können nun alle offenen Forderungen an einen Kunden (oder nur solche in Verzug) in ein Mahnschreiben aufgenommen werden. Dafür wurde eine neue Maske ins Kundenprofil aufgenommen (unter "Extras"). Die Druckausgabe erfolgt ausschließlich über die MS-Word-Schnittstelle.

Datenexport und Exportformate

Der Export von Kunden- und Übersetzerdaten erfolgt nun zentral über das neue Rundschreiben-Modul. Somit können bspw. Verteilerlisten gespeichert werden (s. nächsten Punkt). Die Masken mit den "Exportformaten" (Export-Felderfolge) - bisher Bestandteile der Kunden-/Übersetzer-Einzelmaske - befinden sich nun ebenfalls in diesem neuen Modul. Die Eingabe der Feldernamen wurde optimiert.

Optionale Erinnerung an Tagestermine bei Programmstart

Beim Hochfahren des Programms kann TOM Sie an Tagestermine erinnern (allgemeine sowie Projekttermine); dafür wird der Tageskalender mit Druckoption eingeblendet.

Startfenster mit offenen Angeboten / Erinnerung an Nachverfolgung offener Angebote

Im Startfenster kann nun zwischen einer Projekt- und Angebotsanzeige umgeschaltet werden. Bei den angezeigten Angeboten handelt es sich um solche, die entweder noch nicht verschickt wurden oder solche, die länger als x Tage unbeantwortet geblieben sind, wobei die Zahl x in den Benutzereinstellungen definiert werden kann. Standard-Anzeige im Startfenster sind aktuelle Projekte; sind Angebote vorhanden, die den o.g. Kriterien entsprechen, wird dies farblich hervorgehoben (nur ab FileMaker 9 bzw. in allen Einzelplatzversionen ohne FM Pro).

Angebote - Diverses

Einzelne Angebotsposten können nun dupliziert werden. Ein Angebotsordner wird nun automatisch bei Generierung eines Projekts aus dem Angebot in den neuen Projektordner verschoben. Kundenaufruf direkt aus Angebot möglich. Berücksichtigung eines Dehnungsfaktors bei Erstellung von Angebotsposten aus TOM Count.

Kunden/Mitarbeiter

Keine Rundschreiben: über dieses Optionsfeld können Kunden markiert werden, die nicht in Verteiler für Standard-Rundschreiben aufgenommen werden möchten; farbliche Hervorhebung im Rundschreiben-Modul. Mitarbeiterpriorität definieren: über dieses Optionsfeld können einzelne Mitarbeiter als bevorzugte Empfänger von Rundschreiben etc. aktiviert werden.

Optimierte Übersetzerverwaltung

Sprachenerfassung: Sie können nun eine beliebige Zahl von Arbeitssprachen eines Übersetzers bzw. einer Agentur erfassen (bisher max. neun). Zudem können - sprachenspezifisch - Details wie aktiv/passiv, Muttersprache, Ermächtigung oder die Dolmetschkompetenz festgehalten werden. Neue Kategorie "Dolmetscher", neuer Status "Deaktiviert", Listen-Filter.

Zusätzlich zu den Funktionstypen "Übersetzer/Prüfer/ Zulieferer" gibt es nun eine Kategorie "Dolmetscher". Als Statusangabe ist nun möglich: Bewerber (Probeübersetzung ja/nein), Aktiv, Non Grata und Deaktiviert. Entsprechende Filter können auf die alphabetischen Auswahllisten angewendet werden. Farbliche Hervorhebung der unterschiedlichen Typen. Sie können nun für jeden Übersetzer jeweils zwei Festnetz-, Mobilfunk- und Faxnummern erfassen. Jedes Feld kann mit Hintergrundinformationen versehen werden, bspw. "Urlaubstelefon" oder "erreichbar bis 18 Uhr". Gleiches gilt für die drei E-MailAdressen. Sie können typische Dolmetscherpreise Ganztagshonorar, Halbtagshonorar, Stunde und Überstunde erfassen; Anzeige und Übernahmemöglichkeit im Teilprojekt.

TOM Mail

Automatische Projektzuordnung über Projektnr. in Betreffzeile. Drag & Drop für Dateianhänge

Neue Tabelle ‚Marketing-Kontakte'

Neues zentrales Modul für E-Mail-Rundschreiben und Kontaktdaten-Export

Hier können Serienbriefe und Rundschreiben erstellt, verwaltet und archiviert werden. Sie können Verteilerlisten aus allen Kontakte-Tabellen (Kunden, Übersetzer, Marketingkontakte) beliebig zusammenstellen und für spätere Verwendung speichern.