FAQ

Wie nutze ich nach einem Systemcrash das TOM-Backup?

In den Einzelplatzversionen Solito und Agentur kann eine automatische Datensicherung aktiviert werden, die bei jedem Schließen des Programms erfolgt. Dabei werden zwei Dateien mit Benutzerdaten abwechselnd in zwei Ordnern gesichert: DATA.t11 und DicDat.t11, und zwar mit dem Zusatz _back, also DATA_back.t11 und DicDat_back.t11.

Verhalten bei Programm- oder Systemabsturz

Kommt es nun zu einem Crash, so werden unter Umständen diese beiden Dateien benötigt.
Hintergrund: das nicht ordnungsgemäße Schließen einer Datenbank-Datei (= Absturz) bedeutet immer eine Beeinträchtung der Funktionalität, was am Anfang zwar meist keine spürbaren Konsequenzen hat, jedoch bei häufigem Vorkommen zur finalen Unbrauchbarkeit der Datei führen kann. Hier gibt es jedoch keine sichere Vorhersage!

Szenarien

Szenario 1 Das System stürzt morgens um 10 Uhr ab. Ihre letzte Sicherung ist vom Vorabend, bei Büroschluss: Sie sollten dann die Sicherungsdateien einspielen (s.u.) und die an diesem Morgen eingetragenen Daten nachtragen. Kein großer Daten- und Zeitverlust, dafür garantiert saubere Dateien.

Szenario 2 Der Absturz erfolgt bspw. am Nachmittag, die Sicherung ist vom Vorabend. Sie haben bereits viele Projekt- und andere Daten eingetragen, die Sie bei Verwendung der Sicherungsdatei verlieren würden. Hier ist die Entscheidung nicht so eindeutig.
– Tritt dieser Fall zum ersten Mal auf, können Sie mit der abgestürzten Datei weiterarbeiten (jedoch die Sicherungsdatei separat aufbewahren!). Vielleicht sehen Sie einen Fortschrittsbalken, wenn TOM bei Programmstart die Datei durchläuft und auf Fehler prüft. Normalerweise wird sie anschließend normal geöffnet. Nach vielen Jahren Erfahrung hat es hier noch keine Probleme gegeben.
– Ist das Programm jedoch bereits mehrfach abgestürzt, so sollten Sie das Einspielen der Sicherungsdatei in Erwägung ziehen und das Nachtragen der Daten in Kauf nehmen. Das Risiko eines irreparablen Defektes nimmt mit jedem Absturz zu.

Szenario 3 Ihr letztes Backup ist mehrere Monate als! Sie könnten gezwungen sein mit der abgestürzten Datei weiter zu arbeiten. Gab es bereits mehrere Abstürze, so nehmen Sie bitte mit dem Jovosoft-Support Kontakt auf um Optionen der Risikominimierung zu besprechen.

Einspielen der Sicherungsdatei(en)

Schließen Sie TOM. Benennen Sie die alte (abgestürzte) Datei Data.t11 beliebig um, damit sie nicht überschrieben wird.
* Stellen Sie dann fest, in welchem der beiden Sicherungsordner sich die jüngste Backupdatei befindet (die Sicherung erfolgt abwechselnd). Benennen Sie die Sicherungsdatei in Data.t11 um und verschieben Sie sie in den TOM-Ordner.
* Starten Sie TOM wie immer und tragen Sie ggf. die Daten nach, die nach der Sicherung eingetragen wurden.

Ist TOM in anderen Sprachen verfügbar?

Hier muss man unterscheiden.

  • Die Benutzeroberfläche ist entweder auf Englisch oder Deutsch.
  • Rechnungen, Angebote etc. können in beliebigen Sprachen erstellt werden: einfach ein vorhandenes Template überschreiben oder duplizieren.
  • Weitere Templates werden durch Duplizieren eines vorhandenen Templates hinzugefügt (bspw. für weitere Sprachen, unterschiedliche Texte).

Darf ich TOM auf mehreren Geräten nutzen, und wie synchronisiere ich die Daten?

Zwei Fragen – zwei einfache Antworten.

Die Einzelplatzversionen (Solito und Agentur) können auf beliebig vielen Geräten installiert werden, so lange dies konsekutiv geschieht (meist derselbe Benutzer).

Jedoch muss die Datenaktualisierung im Auge behalten werden um Datenverlust zu vermeiden.

Die TOM-Installation enthält zwei Dateien mit Benutzerdaten: DATA.t11 und DicDat.t11. Diese Dateien müssen jeweils ausgetauscht werden, von dem bisher verwendeten Gerät auf das neu zu verwendende Gerät.

Wie übertrage ich meine TOM-Installation auf einen anderen Computer?

Hier sind drei Szenarios zu unterscheiden.

Szenario 1: TOM läuft unter FileMaker Pro (meists in kleinen Netzwerken, 1-4 Plätze).
1. Installieren Sie FileMaker Pro auf dem neuen System.
2. Plugins: Suchen Sie im alten System den Ordner \Extensions, einen Unterordner des FileMaker Pro [X] Ordners. Dieser enthält die Plugin-Dateien, die die Endung *.fmx tragen; kopieren Sie sie in den gleichen Pfad auf dem neuen System.
3. TOM-Programmdateien: suchen Sie auf dem alten System den Ordner, der die TOM-Programmdateien enthält (*.t11). Dieser Ordner hat keinen festen Pfad und kann sich überall befinden. Sie können den ganzen Ordner in das neue System kopieren.

4. Starten Sie FileMaker auf dem neuen System. Öffnen Sie das Menü ‚Datei‘, und wählen dann ‚Öffnen…“ und die Datei ‚APPL.t11‘ aus dem Ordner mit den TOM-Programmdateien.

Szenario 2: Ihr TOM läuft als Runtime-Programm im Einzelbenutzer-Modus.

Hier ist alles noch einfacher. Kopieren Sie einfach den TOM 11 Ordner ins neue System.
Sie starten TOM dann durch Doppelklick auf TOM.exe im TOM 11-Ordner. Sie können auch eine Dateiverknüpfung, bspw. auf dem Desktop, anlegen.

Scenario 3:TOM läuft in einer Netzwerkumgebung einschließlich FileMaker Server.
Die ähnelt dem Szenario 1, ausßer dass Sie FileMaker Server auf dem neuen System installieren und dann die Struktur der TOM-Dateien dort analog umsetzen müssen, ebenso die Backup-Pfade und den FM Server entsprechend konfigurieren. Da TOM 11 keine Server-Plugins verwendet, ist dies hier kein Thema.

Wie lassen sich Drucklayouts anpassen?

Die grundlegenden Layouteinstellungen (Brief- und Faxformulare) werden seit TOM 11.5 (Januar 2016) unter -> >Benutzereinstellungen >Layout vorgenommen. Dort können individuelle Grafik- oder Textelemente eingefügt werden.

Die Einzelplatzversion von TOM bietet keine Möglichkeiten, die Anordnung der Layoutobjekte in den Formularen zu verändern. Dies ist nur mit einer Vollversion von FileMaker Pro möglich.

Die Gestaltung der Layouts wirkt sich auf Rechnungsformulare, Korrespondenz, Angebote, Auftragsbestätigungen und Auftragsformulare an externe Auftragnehmer aus.

Oft werden nur kleinere Anpassungen von Anwendern gewünscht, die Sie auch bei uns in Auftrag geben können. Die Änderungen betreffen lediglich die PRINT-Datei und werden deshalb durch allgemeine Programm-Updates nicht berührt.

Eine Alternative ist der Einsatz der MS-Word-Druckoption. Hier können Sie die gewünschten Layoutänderungen an der Word-Templatedatei vornehmen. Bitte schauen Sie in Hilfe für weitere Informationen.

Kann ich E-Mails in TOM integrieren?

TOM generiert vollständige, projektbezogene Mailtexte, die über die meisten Mailprogramme verschickt werden können. Dafür stehen viele adaptierbare Textvorlagen (Templates) (inhaltliche Varianzen, beliebige Sprachen). Die Voreinstellung für die Standard-Versandmethode erfolgt unter -> Benutzereinstellungen/E-Mail/Adr.

TIPP: Formatierte TOM-Mails in MS Outlook
Beim Standard-Mailverfahren wird eine reine Textmail erzeugt und eine evtl. voreingestellte Signatur gelöscht. Wenn unter -> E-Mail/Adr das Feld Sendeeinstellungen (ext. Mailprogramm) den Punkt „Body-Feld über Zwischenablage einfügen“ ausgewählt wird, können auch formatierte Vorlagentexte und Siganturen erhalten werden. Dabei wird der Mailtext in die Zwischenablage kopiert und kann über Strg+V bzw. Einfügen in die Mail eingesetzt werden. Pdf-Dateien können dann allerdings nicht automatisch an die Mail gehängt werden.

Die Mailerstellung erfolgt zunächst in den Bildschirmen des TOM-Mailmoduls, d.h. Mailtexte werden in TOM Mail vor dem Versand editiert. Bei Klick auf „Mail versenden“ wird der Text an das externe Mailprogramm übertragen.

Kann man mit TOM PDF-Dateien erstellen?

Ja! Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: erstens, die Verwendung eines externen PDF-Druckertreibers (von Adobe, oder kostenlos wie PDF24 etc.)

Zweitens, intern: Wird TOM unter FileMaker Pro gestartet, bietet es die Möglichkeit, PDF-Dateien direkt zu erstellen. Jeder „Druck“ kann dann wahlweise mit einer automatischen PDF-Kopie erfolgen oder auch nur als PDF. Die durch TOM erzeugten Pfade der so erzeugten PDF-Dateien werden in TOM gespeichert, was den Zugriff auf die Dateien, etwa als Mailanhang oder zur Ansicht, automatisiert und vereinfacht.

In der Einzelplatzversion von TOM (Agentur oder Freiberufler) und in der Demoversion (beide ohne FileMaker Pro) funktioniert die automatische PDF-Erstellung nicht. Hier können PDF nur über die allgemeine Druckfunktion des Computers erstellt werden (s.o.).

Einzelne Lizenzen von FileMaker Pro können günstig bei Jovosoft bestellt werden.

Für automatische PDF-Kopien ist die entsprechende Option in den -> Benutzereinstellungen /Formulare zu setzen.

Wichtig für das Funktionieren der PDF-Funktion ist die Ordnerstruktur, die mit dem TOM-Programm ausgeliefert wird („Dokumente“-Ordner mit Unterordnern). So werden beispielsweise Rechnungen automatisch in dem gleichnamigen Unterordner gespeichert. Der Pfad zum TOM-Dokumentenordner wird ebenfalls unter -> Benutzereinstellungen /Formulare eingelesen.

Welche Daten können aus TOM exportiert werden?

Sämtliche TOM-Daten zu Projekten, Kunden, Übersetzern, Kontakten und Finanzen können in unterschiedliche Dateiformate und mit unterschiedlichen Feldkonstellationen exportiert werden. So können TOM-Daten u. a. als xls-Datei exportiert werden, um beispielsweise in Excel weitere Auswertungen durchzuführen, oder als html-Datei um Übersetzerdaten als fertig lesbare Webdateien (html) ins Netz zu stellen. Exportformate können gespeichert werden, um später jederzeit darauf zurückgreifen zu können.

Um den Export vorzubereiten, sollte zunächst eine Auswahl der Datensätze getroffen werden. Dazu bietet sich die normale Listenansicht an, in der über diverse Filter und die Möglichkeit, Datensätze aus der Liste auszuschließen, eine Selektion getroffen werden kann.

Für die Kontaktadressen von Kunden, Kunden-Mitarbeitern und Übersetzern sowie für Marketingkontakte gibt es die Möglichkeit die aufgerufenen Datensätze in Verteilerlisten anzulegen, um sie so für spätere Exporte jederzeit wieder aufrufen zu können. Für die genannten Tabellen erfolgt der Datenexport im Kommunikationsmodul, für Projekte, Finanzen und allgemeine Adressen im Layout des jeweiligen Bereichs.

Sollten die vorgegebenen Möglichkeiten einmal nicht ausreichen um ein speziell gewünschtes Exportformat zu erzeugen, so kann Jovosoft auf Anfrage auch kundenspezifische Exportroutinen erstellen.

Kann TOM aus der Cloud heraus benutzt werden?

Es bestehen mehrere Optionen für die Anbindung entfernter Computer mit dem Ziel TOM-Daten aus der Ferne zu nutzen.

Die folgenden grundsätzlichen Überlegungen tragen zur Klärung bei:

(1) TOM ist kein Browser-gestütztes Programm (was eine Bereitstellung im Netz enorm vereinfachen würde).
(2) Jeder entfernte Computer, auf dem TOM läuft, bspw. ein gemieteter Server, kann leicht per Remote Desktop angesteuert werden (Windows RDP, Teamviewer, Logmein).
(3) Entfernte Computer können per VPN (Virtual Private Network) verbunden werden. Dieses kann manuell oder ganz einfach über ein System wie Logmein Hamachi aufgesetzt werden.

Jedoch ist noch eine weitere Unterscheidung von Bedeutung: Soll TOM im Einzelbetrieb oder in einem Netzwerk genutzt werden?

Die gute Nachricht gleich vorab: Im Einzelbetrieb (natürlich im konsekutiven Betrieb auch für mehrere Benutzer geeignet!) kann TOM leicht aus der Cloud betrieben werden.
Option 1: Ein gemietetes System (häufig ein Virtual Server) bietet selbstverständlich den Zugriff per Remote Desktop (s.o.). Die Performanz ist gut.
Option 2: Es braucht nicht einmal ein gemietetes Komplettsystem: kopieren Sie einfach den gesamten TOM Ordner auf einen Online Drive (bspw. Google Drive, kostenlos!) und verbinden Sie das externe Laufwerk auf Ihrem Rechner. Starten Sie dann TOM durch 2xKlick auf TOM.exe. Der Programmstart dauert etwas länger, danach hat man fast Desktop-Geschwindigkeit. Ideal für Freelancers: ohne Aufwand und Kosten von überall auf TOM zugreifen können.

Der Sachverhalt wird etwas komplexer wenn man versucht mehrere Nutzer in einem FileMaker-/TOM-Netzwerk zusammen zu bringen. Dem wird ein weiteres FAQ gewidmet.