Erfassung der Kundendaten

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Klicken Sie auf das Neuer Kunde Icon oder wählen Sie diesen Befehl aus dem Menü  Kunde  oder dem Kontextmenü (rechte Maustaste)

Das Eingabefenster ist in fünf Registerkarten unterteilt:

hmtoggle_arrow1 Registerkarte >Kontakt

Adressen

Es können zwei Anschriften eingetragen werden, von denen eine beliebige als Postanschrift verwendet werden kann; durch Anklicken der Option 2. Adresse verwenden wird diese automatisch in Briefen und Rechnungen eingesetzt.

Hinweis: Das Feld "Staat" kann z.B. für US-Bundesstaaten, britische Counties oder deutsche Bundesländer verwendet werden.

 
Telefon-Zentrale

Möchten Sie die Telefon-Direktwahl-Funktion in TOM nutzen, so ist es bei Kunden mit einer Telefonzentrale und mehreren Durchwahl-Nummern sinnvoll, die Durchwahl zur Telefonzentrale in das dafür vorgesehene separate Feld zu schreiben. Dies ermöglicht es, dass auch jede einzelne Mitarbeiter-Durchwahl-Nr. direkt angewählt werden kann.

Weitere Beschreibungsfelder stehen für Zusatzinformationen, bspw. "privat" / "Büro" etc. zur Verfügung.

 

Option Kunde / Interessent

Verwenden Sie die Option Interessent, um Angebote zu erstellen bzw. um Anfragen von Nicht-Kunden zu erfassen. Kommt es zu einer Zusammenarbeit, ändern Sie den Status auf "Kunde".

 

Kontakt durch

z.B. Empfehlung, Werbeaktionen, etc.

hmtoggle_arrow1 Registerkarte >Details

Die folgenden Werte werden als Defaults aus den Benutzereinstellungen übernommen: Zahlungs- und Mahnfristen, Währungsangaben und Berechnungsgrundlagen (Zeile, Zeilenlänge etc.) Editieren Sie die Werte nach Bedarf.

 

Zahlungs- & Mahnfristen

Entsprechend den hier getätigten Angaben erhalten offene Rechnungsposten in der Finanzverwaltung Hinweise auf den jeweiligen Mahnstatus. Hier wird empfohlen, nur realistische Werte einzugeben, die auch tatsächlich in Form von Mahnschreiben befolgt werden, da sonst die Hinweise ziemlich nutzlos werden (d.h. Sie sollten z.B. nicht gleich am ersten Tag nach Verstreichen der Zahlungsfrist den Termin für die erste Mahnung ansetzen).

 

Kundenwährung

Sie können die Kundenwährung frei wählen.

Diese erscheint als Hauptwährung auf Rechnungen an den jeweiligen Kunden. Soll der Rechnungsbetrag auch in der eigenen Währung auf der Rechnung genannt werden, so ist die entsprechende Option hier zu aktivieren.

Der Umrechnungsfaktor wird in der Projekt- und in der Finanzverwaltung verwendet, um eine Umrechnung des Projektwertes in Ihre Standardwährung zu ermöglichen. Ist die Kundenwährung identisch mit der eigenen Währung, so muss hier eine '1' eingetragen seinDer gültige Kurswert bei Rechnungsstellung ist der im jeweiligen Teilprojekt!

 

Option Brutto-/Netto-Umrechnung

Besonders interessiert für die Abwicklung von  Privatkundenaufträgen: Sie tragen im Teilprojekt einen Bruttopreis, bspw. 50 EUR als Stückpreis ein, den Sie brutto angeboten haben. TOM rechnet das automatisch in einen Nettopreis um, so dass der Rechnungsbetrag genau 50 EUR beträgt.

Bei Aktivierung im Kundenprofil erfolgt die Umrechnung automatisch in JEDEM Teilprojekt!

 

Preise & Leistungen

Die individuelle Kunden-Preistabelle spielt eine zentrale Rolle bei der Projektarbeit. Preise werden üblicherweise nach Sprachpaaren erfasst, die wiederum bei der Auswahl der Übersetzer von Bedeutung sind. Sie können Preise manuell erfassen oder aus einer zentralen Tabelle importieren:

 

Import nach Preisstufe und globale Anpassung

Preise können zentral in (Benutzereinstellungen - Quellen, ("Preistabelle") erfasst und kundenspezifisch importiert werden. Um die Standard-Preistabelle zu importieren, muss zunächst eine Preisstufe für den jeweiligen Kunden vorgegeben werden.

Die importierten Preiseinträge können einzeln editiert oder global angepasst werden.

Dafür gibt es mehrere Optionen:

Änderung eines oder mehrerer Preiseinträge in den Defaultwerten (Benutzereinstellungen) und Aktualisierung im Kundenprofil.
Eingabe eines Prozentsatzes und enstprechende Änderung eines einzelnen Preiseintrags
indiv. Editieren eines Eintrags
Änderung eines oder mehrerer Preiseinträge in den Defaultwerten (Benutzereinstellungen) und Aktualisierung für alle aufgerufenen Kundenprofile (Kundenliste, Menü "Kunden / Alle Kundenpreise aktualisieren")

 

siehe auch Preistabelle

 

Stammübersetzer in Preistabelle

Sie können für jedes Sprachpaar in der Preistabelle mehrere Stammübersetzer eintragen, die in der Projektverwaltung (genauer: im Teilprojekt) automatisch zur schnellen Auswahl angeboten werden.

 

Berechnungsgrundlage

Legen Sie hier Ihre Standard-Berechnungsgrundlage fest (Zeilen oder Wörter). Der gewählte Modus wird automatisch als Standard in der Preisliste eingesetzt (editierbar).

 

Formularzuweisung

Bei Neuanlage eines Kundendatensatzes wird automatisch die erste Formularsprache aus den Benutzereinstellungen übernommen. Aktivieren Sie für den Kunden hier das passende Formular.

Weitere Informationen HIER

 

Kundenordner

Der Kundenordner spielt innerhalb der Ordnerverwaltung in TOM eine wichtige Rolle. TOM bietet per Voreinstellung alle neuen Projektordner automatisch im aktiven Kundenordner an.

Der Kundenordner kann auf zweierlei Weise bestimmt werden:

neuen Ordner anlegen
vorhandenen Ordner einlesen

Sie können zusätzlich zum aktiven Ordner des Kunden weitere drei Archivordner definieren. Wenn Sie ältere Projektordner dort hinein verschieben, bleibt der aktive Kundenordner überschaubar.

hmtoggle_arrow1 Registerkarte  >TM-Vorgaben

TOM bietet die Möglichkeit, individuelle Preismodelle für die schnelle Berechnung von TM-Projekten zu erstellen und kundenspezifisch variable Berichtsformen zu definieren, mit der auf den Bedarf jedes Kunden individuell eingegangen werden kann.

Sie können für jeden Kunden ein Standard-TM-System hinterlegen, was in den meisten Fällen ausreicht. Jedoch kann auch im TM-Fenster das TM-System gewechselt werden.

 

Preisschema und Berichtsoptionen

Die zentral hinterlegten Defaultwerte (Benutzereinstellungen >Arbeitsmittel) für die Preisstaffelung werden per Mausklick übernommen.

Links in dieser Registerkarte finden Sie eine Auswahlliste der zentral eingetragenen TM-Systeme. Um zunächst eines davon zu aktivieren klicken Sie auf den Pfeil rechts in der kleinen Tabelle. Dadurch wird zunächst die Preismatrix in den Kundendatensatz übernommen.
Um nun noch die Berichtsoptionen zu übernehmen, klicken Sie auf die Taste  Bericht-Standard.

 

Alle weiteren Informationen:

TM-Projekte generell

TM-Berichtsoptionen

hmtoggle_arrow1Registerkarte  >Vereinbarungen

Kunden-Jobanweisungen und weitere Vereinbarungen

Generelle Jobanweisungen: Diese Information wird in jedem Projekt des Kunden eingeblendet.

Spezielle Jobanweisungen: Diese Informationen betreffen eher technische Aspekte und können etwa in Übersetzungsaufträgen an externe Übersetzer verwendet werden.

Die übrigen Felder (Fachgebiet, Preise etc.) werden im Kundenprofil angezeigt

hmtoggle_arrow1 Registerkarte  >Diverses

Zuweisung zu bestehenden Verteilerlisten, Serienmail

Sie können den Kunden einer oder mehreren Verteilerlisten hinzufügen und Grußzeile sowie Kommunikationssprache (hilft bei der Zuordnung zu Rundschreiben) definieren.