Druckausgabe in MS-Word

Sie können die meisten TOM-Formulare über eine integrierte Schnittstelle nach MS-Word ausdrucken. Sie können die Drucklayouts auf diese Weise (gute WORD-Kenntnisse vorausgesetzt - ganz einfach weitgehend selbst gestalten.

Während Sie bei Angeboten/Briefen/Auftragsbestätigungen von Fall zu Fall entscheiden können, ob Sie eine Word-Vorlage oder das TOM-Layout verwenden wollen, wird diese Wahl für Rechnungen fest voreingestellt. Sie finden diese Option unter Programmeinstellungen >Formulare >Rechnungen (ab TOM v13).

Grundkonzept

TOM verwendet für die Übertragung der Datenbankinhalte editierbare Vorlagen und schreibt die Feldwerte in Textmarken und Tabellen der Vorlagen hinein.

Die docx-Datei wird dann automatisch mit einem definierten Namen unter einem definierten Pfad automatisch geöffnet und kann frei editiert werden, bevor sie gedruckt wird (gilt nicht für Rechnungen).

Bei den Formularvorlagen handelt es sich um Word-Vorlagendateien (*.dotm).

Sonderfall Rechnungen

Diese wird ohne Zwischenschritt, d.h. ohne überhaupt die Worddatei auf den Bildschirm zu holen, direkt im Rechnungsordner als PDF abgelegt. was strengere gesetzlichen Anforderungen mehr erfüllt.

Voraussetzungen

Die WORD-Druckfunktion erfordert zwei gültige Dateipfade:

Vorlagenordner: enthält die *.dotx-Vorlagen für Rechnungen, Angebote etc.

Dokumenteordner: enthält Unterordner für erstellte Rechnungen, Angebote etc., die üblicherweise unter ihrer jeweiligen Nummer plus Kürzel dort abgelegt werden.

(Dies ist das gleiche Verzeichnis, das auch für PDF-Kopien verwendet wird.)

BenE_Pfade
[>Programmeinstellungen >Formulare >Allgemein]

Vielleicht sind Ihnen in den Vorlagendateien mehrseitige Tabellen aufgefallen. Diese dienen dazu mehrseitige Rechnungen etc. erstellen zu können. Eventuelle leere Tabellenzeilen werden nach Übergabe der Texte automatisch gelöscht.

Sie können die Vorlagen nach Ihren Bedürfnissen weitgehend frei gestalten.

•	Schriftarten, -größen und -stil sind beliebig

•	weitere Layoutelemente (Logos, Grafiken etc.) sind beliebig

•	Tabelleneigenschaften wie Rahmen und Textausrichtung können verändert werden, aber nicht die Spaltenzahl! Die Spaltenbreite kann hingegen bei Bedarf angepasst werden.

►

Die Länge der Tabelle d.h. die Anzahl der Tabellenzeilen sollte idealerweise der maximalen Größe des jeweiligen Formulars entsprechen. Ein Beispiel: sind Ihre Rechnungen nie länger als 1 Seite, so ist es überflüssig (wenn auch nicht verboten) eine dreiseitige Tabelle in der Vorlage zu haben. (Das automatische Löschen der leeren Zeilen kostet etwas Zeit.)

►	Wenn Sie Textmarken verschieben, vergewissern Sie sich, dass die GESAMTE Textmarke markiert wurde.

Textmarken werden in Word in eckigen Klammern dargestellt. Über das Extras-Menü in Word ( > Extras >Optionen >Ansicht) können sie sichtbar gemacht bzw. ausgeblendet werden.

•	Sie können Textmarken einfach löschen, sollten Sie einen Feldwert aus TOM nicht übernehmen wollen

•	Arbeiten Sie immer mit Sicherungskopien der Word-Vorlagen, besonders am Anfang -- die Arbeit mit Textmarken ist recht fehleranfällig.

WORD_templates

Möchten Sie unterschiedlich gestaltete Druckvorlagen verwenden, bspw. um Layoutunterschiede verschiedener Zielländer darzustellen (feste Textelemente, Adressposition, Länge der vorgegebenen Import-Tabelle etc.), so legen Sie zunächst Kopien der Originalvorlage an und editieren Sie diese nach Bedarf.

•	Jedes abweichende Template bekommt eine Vorsilbe wie "L2_" oder "P5_" etc. Die jeweiligen Vorsilben werden in TOM zunächst zentral hinterlegt BenEinst. >Formulare > Templates So wird aus „Offer.dotm“ z.B. L2_Offer.dotm. Die Namensgebung mit einer beliebigen Vorsilbe ist zwingend.

•	In den Kundenprofilen kann jedem Kunden ein abweichender Vorlagentyp (=Vorsilbe) zugewiesen werden. Damit sind sowohl Angebot als auch Rechnung abgedeckt, falls Sie etwa Kunde in verschiedenen Sprachen bedienen möchten (z.B. Angebote und Rechnungen in einer abweichenden Sprache).

WORD_templates2

•	Die Option Gilt nicht für Angebotstemplate im Kundenprofil sorgt dafür, dass ein Sondertemplate nur auf die Rechnung beschränkt wird.

•	Im Projekt/Angebot selbst kann zusätzlich individuell ein Vorlagentyp ausgewählt werden, wodurch einerseits eine Automatik kundenabhängig vorgegeben werden kann, andererseits die Flexibilität erhalten bleibt.

Die Priorität ist dabei wie folgt:

1.	Auswahl im Projekt/Angebot. Pro Rechnung/Angebot kann ein beliebiges Template zugewiesen werden. Diese Auswahl rangiert höher als ein etwaiges, im Kundenprofil definiertes Sondertemplate.

2.	Wird im Projekt/Angebot keine Sonderauswahl getroffen, so wird die jeweilige Auswahl aus dem Kunden-Profil übernommen, sofern vorhanden.

3.	Möchten Sie im Einzelfall das Standard-Template bei einem Kunden anstelle eines ggf. definierten Sondertemplates verwenden, so wählen Sie im Projekt oder Angebot die Option „Standard“.