TOM-Mail

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In TOM steht Ihnen optional ein komplettes E-Mailmodul zur Verfügung, mit dem Sie elektronische Post nicht nur generieren und über Ihr Standard-Mailprogramm versenden können, sondern ohne Fremdprogramm Nachrichten und Dateianhänge empfangen und versenden können.

Der besondere Nutzen dieses Modells besteht darin, dass Ihre gesamter E-Mailkommunikation dynamisch und in hohem Maße automatisiert in Ihre übrigen Geschäftsabläufe eingebunden werden kann.

Die Voreinstellung für die Standard-Versandmethode erfolgt unter Benutzereinstellungen - E-Mail.

 

Funktionsüberblick

TOM-Mail funktioniert im Wesentlichen wie andere bekannte Mailprogramme.

 

Sie können:

eine beliebige Zahl von E-Mailkonten, Signaturen, Ordnern und SPAM-Filterregeln verwalten
Nachrichten weiterleiten, beantworten, erneut senden, archivieren, filtern
HTML-Mails darstellen und erzeugen (einschl. Hyperlinks, Tabellen,Textformatierung)
Optionen festlegen wie maximale Dateigröße für das Herunterladen, Namen angehängter Dateien in die Nachricht einfügen, Intervalle für autom. Versand/Empfang setzen etc.
aus eingehenden Nachrichten per Mausklick:
o   Projekte und Angebote erzeugen mit optionaler automatischer Speicherung der Anhänge im Projektordner
o   Kunden-/Übersetzer-/Kontaktdatensätze anlegen
aus den jeweiligen Projekten, Kunden-/Übersetzer-/Kontaktprofilen heraus direkt auf die jeweils verknüpften Nachrichten zugreifen
kontextsensitiv auf anzuhängende Dateien zugreifen

 

Sie können NICHT:

HTML-Mails im WYSIWYG-Modus erstellen bzw. das Format eingegangener HTML-Mails in Ihre Antwort übernehmen
TOM Mail als Standardmailer in Ihrem Betriebssystem registrieren

 

 

Grundsätzliche Überlegungen und mögliche Konfigurationen

Die optimale Konfiguration ergibt sich zum einen aus dem Aspekt 'Einzelplatz' oder 'Netzwerk', zum anderen aus der Beantwortung der Frage, ob der Versand und Empfang der Nachrichten nur an einem bestimmten (evtl. nur für diesen Zweck genutzten) Rechner erfolgen soll oder von jedem einzelnen Arbeitsplatz aus.

Hierbei ist grundsätzlich zu beachten, dass während des Empfangs und Versendens sowie der Abfrage der Mailkonten ein Arbeiten in TOM nicht möglich ist!

Insbesondere der Versand großer Dateianhänge (die Geschwindigkeit beim Hochladen ist bedeutend langsamer als beim Runterladen) bringt also gewisse Wartezeiten mit sich, die dann entfallen, wenn dieser Prozess auf einem anderen Rechner im Netz abläuft - oder aber auf einem separaten TOM-Mailserver-Tool, s.u.

 

Prioritäts-E-Mailkonten

Auch das reine Abfragen der in TOM eingetragenen Mailkonten bedeutet (Datenbank-technisch bedingt) eine gewisse Verzögerung, die über den Tag bei häufigen Abfragen schnell unbeliebt werden können. Deshalb bietet TOM die Option, Konten mit Priorität zu kennzeichnen. Bei Auslösen der Funktion "Post abholen" im Hauptbildschirm werden bei gedrückter Umschalttaste ("Shift") ausschließlich Prioritätstkonten abgefragt, bei einfachem Mausklick hingegen ALLE aktiven Konten.

Wichtig für den Mehrbenutzermodus ist weiterhin die Zuweisung eines Kontos zu bestimmten Benutzern. Wird nun an einem Arbeitsplatz Post abgeholt, so werden nur die Konten abgefragt, denen der aktuelle Benutzer zugewiesen ist.

 

Einzelplatz

Steht nur ein Rechner zur Verfügung, gelten die zuvor beschriebenen Empfehlungen, was die Auswahl und Konfiguration der in TOM verwalteten Mailkonten betrifft.

 

Netzwerk

Hier ist zu unterscheiden, ob

1. hardwaremäßig ein eigener Netzwerkserver zur Verfügung steht oder nicht.

Falls NEIN, sind in den E-Mail-Einstellungen die abzufragenden Mailkonten bestimmten Benutzern zuzuteilen, so dass an den Arbeitsplätzen lediglich das/die persönliche/n Konto/Konten bedient und einzeln abgefragt werden (s.o.)

 

2. auf einem vorhandenen separaten Server ein "FileMaker Pro" den TOM-Host spielt oder "FileMaker Server": Mit FileMaker Server kann KEINE TOM-Mailfunktionalität bedient werden; die Ausführung der entsprechenden Funktionen erfordert FileMaker Pro. Beide (FM Pro / FM Server) können jedoch nicht auf einem Rechner installiert sein bzw. parallel laufen.

 

Dies bedeutet, dass bei Einsatz von FM Server idealerweise hardwaremäßig ein zweiter Server zur Verfügung stehen sollte, auf dem FM Pro als Mailserver laufen kann. Ist dies nicht der Fall, ist es wiederum von Bedeutung, die abzufragenden Mailkonten bestimmten Netzwerkteilnehmern zuzuweisen.

 

Weiterführende Themen:

TOM-Mail: Grundeinstellungen

TOM-Mail: Nachrichten empfangen und verwalten

TOM-Mail: Einzelnachricht (Posteingang) verarbeiten