Projektordner und -dateien verwalten

Top  Previous  Next

In TOM können Sie für jedes Projekt einen Projektordner anlegen.

Das geschieht halbautomatisch:

Speicherort (bspw. der Kundenordner) und Ordnername (bspw. die Projektnummer) werden (nach Ihren Vorgaben) als prompts  vorgegeben
Sie brauchen nur zu bestätigen

Der Pfad wird im Projekt gespeichert, so dass der spätere Zugriff auf Projektdateien jederzeit per Mausklick möglich ist.

 

 Bitte beachten Sie  

Die Voraussetzungen (das Anlegen der Pfade und die Definition der Taskordner) schaffen Sie zunächst in den Benutzereinstellungen - Projekte und (Kundenordner) in der Kundenverwaltung: Bildschirm 'Details'.
Die in TOM angelegten Verzeichnispfade sind fest gespeichert und werden nicht automatisch aktualisiert, wenn Sie auf Betriebssystem-Ebene (über den Windows-Explorer etc.) Änderungen an der Ordnerstruktur vornehmen.

 

Einfachen Projektordner anlegen

Sie können einen einzelnen Projektordner entweder gleich bei der Projekterfassung im Eingabefenster oder jederzeit danach im Projektfenster anlegen. Klicken Sie dazu auf das Ordnersymbol:

Projektordner anlegen / Projektordner öffen
TOM bietet per Default den Kundenordner als Speicherort an, falls ein solcher im Kundenprofil definiert wurde. Der Pfad kann jedoch manuell geändert werden. TOM legt den Projektordner an, das Icon ändert sich und der jeweilige Projektordner kann fortan per Mausklick geöffnet werden. In diesen Ordner können sämtliche Projektdateien hineingezogen werden, z.B. direkt aus einem offenen E-Mailfenster, oder aus dem Projektordner in ein E-Mailfenster hinein zum Versenden.
Sie können in den Benutzereinstellungen definieren, ob automatisch bei Anlegen eines Projekts ein Ordner erstellt werden soll (Zentrale/Benutzereinstellungen/Projekte). Dies geschieht jedoch (außer bei Anlegen aus TOM-Mail) immer erst NACH Verlassen des Eingabefensters.

 

Anlegen einer Projektordner-Struktur (für umfangreiche Projekte)

Im Projekteingabe-/Editierfenster können Sie im Handumdrehen eine komplexe Ordnerstruktur erstellen, um alle die in den unterschiedlichen Projektphasen anfallenden Dateien speichern zu können. Eine solche Struktur kann in den Benutzereinstellungen vorgegeben werden.

Klicken Sie während der Projekterfassung auf die Taste .

Grundsätzlich werden alle in den Benutzereinstellungen eingetragenen Unterordner automatisch angelegt; Sie haben jedoch die Option, einzelne davon zu deaktivieren, um Ihre Ordnerstruktur nicht komplexer werden zu lassen als notwendig und somit "Datenmüll" zu vermeiden.
Weiterhin kann in jedem dafür ausgewählten Taskordner ein Unterverzeichnis für Teilprojekte angelegt werden. Wenn es keinen Sinn macht, in einem Taskordner weitere Unterverzeichnisse für Teilprojekte anzulegen (bspw. in einem Ordner für Referenzdateien), kann diese Option in den Benutzereinstellungen >Projektverwaltung deaktiviert werden. Das Anlegen der Teilprojektordner erfolgt per Tastenklick im Teilprojektfenster.