Fakturierung

Sie gelangen in die Fakturierungsumgebung eines Projektes über die Taste  in der Einzelprojekt-Ansicht.

Hier werden (bei einem noch nicht fakturierten Projekt) immer automatisch alle erledigten Projekte des aktuellen Kunden angezeigt und zur Fakturierung als Sammelrechnung angeboten. Aus der Liste der fakturierbaren Projekte können Sie einzelne Projekte aus der gewünschten Rechnung ausschließen oder für eine Teilrechnung markieren.

 

Bei einem bereits voll fakturierten Projekt werden hier Rechnungsinformationen  und -funktionen angeboten.
Bei einem teilfakturierten Projekt ist eine weitere Rechnungsstellung zu einem späteren Zeitpunkt möglich.
Ab dem Zeitpunkt der Fakturierung werden alle Änderungen an (Teil-) Projektdaten im Datensatzprotokoll aufgezeichnet.
Rechnungsdaten in fakturierten Teilprojekten können (ab TOM-Version 13) nicht ohne weiteres geändert werden. Dies verhindert einerseits unbeabsichtigte Änderungen und dient andererseits der genaueren Protokollierung des Vorgangs.
In der Finanzen-Liste können Rechnungseinträge nicht mehr editiert oder gelöscht, sondern nur noch durch Erzeugung einer Gutschrift (Stornorechnung) storniert werden. Nachträglich geänderte Projektdaten werden automatisch an den verknüpften Finanzposten übertragen, so dass hier die  Übereinstimmung garantiert ist. Selbstverständlich wird dieser Vorgang protokolliert.

 

Allgemeines über Rechnungsstellung in TOM

 

Grundsätzlich gilt:

Ein Projekt ist fakturierbar, wenn

1. in jedem Teilprojekt ein Versanddatum und ein Preis eingetragen sind (Ausnahmen siehe hier)

2. im Hauptprojekt ein Erledigungsdatum vorhanden ist (Ausnahme Teilfakturierung).

Das Layout des Rechnungsformulars wird unter Programmeinstellungen/Formulare/Brief definiert.
Sie können alternativ Rechnungen in MS-Word in einer von Ihnen gestaltbaren Vorlage ausdrucken
Die Beschriftung des Rechnungsformulars kann unter Programmeinstellungen/Formulare/Rechnung angepasst werden (auch unterschiedliche Sprachen).
Grundsätzlich ist jedes Teilprojekt automatisch ein Rechnungsposten (Ausnahmen).
Sie können ein Projekt mehrfach fakturieren, also Teilrechnungen erstellen.
Sie können unabhängig davon, ob weitere Projekte eines Kunden ebenfalls fakturierbar sind, eine Rechnung nur für ein bestimmtes Projekt erstellen.
Sie können aus einem Teilprojekt heraus direkt eine Teilrechnung nur für das aktuelle Teilprojekt erstellen
Sie können den Ausdruck von Zwischensummen (Projektpreise) wahlweise aktivieren oder unterdrücken - letzteres wird empfohlen, wenn die Rechnung nur ein Projekt enthält.
Sie können die Kunden-Abteilung und/oder einen Ansprechpartner in die Rechnungsanschrift aufnehmen
Sie können der Rechnung eine freie Schlussbemerkung und jedem Teilprojekt (Rechnungsposition) einen freien Infotext hinzufügen
Bei der Fakturierung wird im  Finanzbereich >Kundenrechnungen  ein Offener Posten angelegt

... und so geht's:
Klicken Sie in der Projekt-Einzelansicht auf die Taste .

Prüfen Sie die Liste der fakturierbaren Projekte in der Tabelle und deselektieren Sie nach Bedarf.

Hinweis: per Default erscheint jedes Projekt als "zu fakturieren" markiert in der Liste.

Aktivieren Sie bei Bedarf die Teilzahlungsoption, bei der die auch unerledigte Projekte (ohne Erledigt-Datum im Hauptprojekt) fakturiert werden können
Klicken Sie auf die in der Grafik hervorgehobene Taste (hier die für eine Sammelrechnung!). Sie sehen das Rechnungsformular in einer Druckvorschau . Hier können Sie abbrechen oder die Rechnung ausdrucken. Brechen Sie ab, kehrt TOM zur Projektübersicht zurück und Sie können Änderungen vornehmen.
MS-Word-Druck: Möchten Sie in MS-Word ausdrucken, so klicken Sie direkt auf die entsprechende Taste.
Nach dem Rechnungsdruck wird der Projektstatus für alle Projekte auf fakturiert gesetzt und gleichzeitig ein Offener Posten in der Finanzverwaltung angelegt.

 

Seitenumbrüche bei mehrseitigen Rechnungen anpassen

Bei mehrseitigen Rechnungen kann es vorkommen, dass ungünstige Seitenwechsel entstehen, z.B. kann eine neue Seite mit dem Projekt-Endpreis beginnen, was vermieden werden sollte. Durch Verwenden der "Anpassen"-Option werden die Abstände der Projekt-Titelzeile vergrößert, wodurch alle Posten insgesamt nach unten rutschen und ein neuer Seitenumbruch entsteht. Wählen Sie die "Anpassen"-Option so lange, bis das Druckbild Ihren Vorstellungen entspricht. Durch "Abbruch" werden die Abstände wieder auf Null zurückgesetzt.

 

Option "Zwischensummen anzeigen"

Bei aktivierter Option wird für jedes Projekt ein eigener Endpreis angezeigt, andernfalls wird lediglich der Endpreis angegeben. Eine Anzeige der Zwischensummen ist sinnvoll für Rechnungen, die wenige Projekten mit jeweils vielen Teilprojekten enthalten und weniger sinnvoll bei vielen Projekten mit jeweils wenigen Teilprojekten.

 

Option "Übersetzungsdateien einlesen"

Sie können hier die Bezeichnungen der zu übersetzenden Dateien einlesen und als Teil der Rechnung ausdrucken.
Voraussetzung: diese liegen im ERSTEN UNTERORDNER des Projektordners!
Die Dateienliste erscheint, durch Semikolon getrennt, in einer oder mehreren Zeilen unterhalb jeder Projektzeile auf der Rechnung.
Ein Einleitungstext wie "Übersetzte Dateien: "  kann im Rahmen der Formularvorlage unter Programmeinstellungen/Formulare/Rechnung definiert werden.