Elektronische Rundschreiben erstellen und versenden |
Bearbeitung und Versand von Rundschreiben erfolgen in den drei Arbeitsbereichen Inhalt, Adressaten und Versand. Im Eingangsfenster des Rundschreibenmoduls sehen Sie links eine Auswahlliste der vorhandenen, und rechts den Inhalt des jeweils aufgerufenen Projekts.
Adressaten des Rundschreibens auswählen Klicken Sie auf Adressaten oben in der Navigationsleiste. Für E-Mail-Rundschreiben können Sie Auswahlen aus allen Empfängergruppen beliebig kombinieren. Es kann an vier verschiedene Empfängergruppen ("Adressaten") versendet werden: Kunden-Mitarbeiter, Kunden, Übersetzer und Marketingkontakte.
Individuelle und allgemeine Grußzeilen Sie können Grußzeilen für Ihr Rundschreiben auf zweierlei Weise erzeugen: 1. eine individuelle Grußzeile fest im jeweiligen Datensatz (Kd/Üb.) vorgeben. Diese wird mit Priorität in die aktuelle Briefanrede im Rundschreiben-Modul übernommen 2. Für alle Empfänger OHNE individuelle Grußzeile eine allgemeine Grußzeile generieren. Diese kann spezifisch für die jeweilige Empfängergruppe definiert werden.
Besonderheit bei Kunden-Mitarbeitern Hier kann generalisiert eine persönliche Anrede entsprechend der Unterscheidung männlich/weiblich sowie Name/Vorname erzeugt werden. Auch hier wird eine evtl. vorhandene individuelle Grußzeile nicht überschrieben. Bitte beachten Sie außerdem, dass die Option männlich/weiblich bei jedem Mitarbeiter selektiert sein muss!
Versand & Verteilerlisten Klicken Sie auf oben in der Navigationsleiste. Hier finden Sie
Bestehende Verteilerliste in aktuelles Projekt übernehmen Klicken Sie auf (in der jeweiligen Zeile in der kleinen Liste der gespeicherten Verteiler). Selbstverständlich kann eine solche übernommene Verteilerliste weiter editiert und ggf. neu abgespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass die Übernahme einer Verteilerliste in ein Rundschreiben eine gewisse Wartezeit mit sich bringen kann, abhängig von der Größe der Datenbank und der Zahl der aktuell ausgewählten und zu übernehmenden Kontakte!
Verteilerlisten pflegen / aktualisieren In den Editierbereichen für Kunden, Kunden-Mitarbeiter, Übersetzer und Marketing-Kontakte können Sie den jeweiligen Kontakt einer oder mehreren Verteilerlisten zuweisen. Sie können einen gespeicherten Verteiler nicht ändern und erneut abspeichern. Möchten Sie also an einer bestehenden Verteilerliste Änderungen vornehmen:
E-Mail-Versand Der Versand des E-Mail-Rundschreibens erfolgt über ein externes E-Mail-Programm. Erstellen Sie eine einzelne BCC-Mail: die Mail wird aus TOM heraus direkt in Outlook, Thunderbird etc. erstellt. Hierbei entscheidet Ihre zentrale Voreinstellung darüber, ob eine vollständige Textmail direkt erstellt wird oder ob Sie den Body-Text über den Zwischenspeicher (Strg+V) einfügen müssen, mit dem Vorteil, dass Textformatierung und Layoutvoreinstellungen in Ihrem Mailprogramm erhalten bleiben. Weiteres siehe Maileinstellungen.
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