Elektronische Rundschreiben erstellen und versenden

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Bearbeitung und Versand von Rundschreiben erfolgen in den drei Arbeitsbereichen Inhalt, Adressaten und Versand. Im Eingangsfenster des Rundschreibenmoduls sehen Sie links eine Auswahlliste der vorhandenen, und rechts den Inhalt des jeweils aufgerufenen Projekts.

Legen Sie zunächst ein neues Rundschreiben an durch Klick auf .
Geben Sie nachfolgend im Inhaltsbereich den Text des Rundschreibens ein und fügen Sie nach Bedarf (für die interne Statistik) diverse Parameter hinzu wie Zweck, Zielgruppe etc.
Beachten Sie die Möglichkeit, bei geplantem Versand mit TOM Mail an dieser Stelle einfache html-Formatierungen vorzunehmen.
Sie können hier über das Einfügen eines Platzhalters eine individuelle Grußzeile vorsehen.
Nachdem ein Rundschreiben verschickt wurde, steht es nicht für weiteres Editieren zur Verfügung. Sie können diesen Status jedoch einfach zurücksetzen, indem Sie unter  Versand  das Datum löschen.

 

Adressaten des Rundschreibens auswählen

Klicken Sie auf  Adressaten  oben in der Navigationsleiste.

Für E-Mail-Rundschreiben können Sie Auswahlen aus allen Empfängergruppen beliebig kombinieren. Es kann an vier verschiedene Empfängergruppen ("Adressaten") versendet werden: Kunden-Mitarbeiter, Kunden, Übersetzer und Marketingkontakte.

Um eine bestehende Auswahl zu erweitern, klicken Sie auf die Taste unterhalb der jeweiligen Tabelle. Sie gelangen nun direkt in die zugrunde liegende Kontakteliste und können die Auswahl dort beliebig anpassen.
Ganz rechts in jeder Zeile finden Sie die Aktivierungsoption.
Um nach Abschluss der Auswahl ins Rundschreibenmodul zurückzukehren, öffnen Sie das jeweilige  <Funktionsmenü>  und wählen dort den Befehl  Rundschreiben  .

 

Individuelle und allgemeine Grußzeilen

Sie können Grußzeilen für Ihr Rundschreiben auf zweierlei Weise erzeugen:

1. eine individuelle Grußzeile fest im jeweiligen Datensatz (Kd/Üb.) vorgeben. Diese wird mit Priorität in die aktuelle Briefanrede im Rundschreiben-Modul übernommen

2. Für alle Empfänger OHNE individuelle Grußzeile eine allgemeine Grußzeile generieren. Diese kann spezifisch für die jeweilige Empfängergruppe definiert werden.

 

CircCl_Salut

 

Besonderheit bei Kunden-Mitarbeitern

Hier kann generalisiert eine persönliche Anrede entsprechend der Unterscheidung männlich/weiblich sowie Name/Vorname erzeugt werden. Auch hier wird eine evtl. vorhandene individuelle Grußzeile nicht überschrieben.

Bitte beachten Sie außerdem, dass die Option männlich/weiblich bei jedem Mitarbeiter selektiert sein muss!

 

CircClSt_Salut

 

 

Versand & Verteilerlisten

Klicken Sie auf  Versand  oben in der Navigationsleiste. Hier finden Sie

Versandeinstellungen und -ausführung
die Empfängergruppen für das aktuelle Rundschreiben in einer Übersicht
vorhandene Verteilerlisten, die Sie pflegen und die Sie in das aktuelle Projekt laden können

 

Bestehende Verteilerliste in aktuelles Projekt übernehmen

Klicken Sie auf (in der jeweiligen Zeile in der kleinen Liste der gespeicherten Verteiler). Selbstverständlich kann eine solche übernommene Verteilerliste weiter editiert und ggf. neu abgespeichert werden.  

Bitte beachten Sie, dass die Übernahme einer Verteilerliste in ein Rundschreiben eine gewisse Wartezeit mit sich bringen kann, abhängig von der Größe der Datenbank und der Zahl der aktuell ausgewählten und zu übernehmenden Kontakte!

 

Verteilerlisten pflegen / aktualisieren

In den Editierbereichen für Kunden, Kunden-Mitarbeiter, Übersetzer und Marketing-Kontakte können Sie den jeweiligen Kontakt einer oder mehreren Verteilerlisten zuweisen.

Sie können einen gespeicherten Verteiler nicht ändern und erneut abspeichern. Möchten Sie also an einer bestehenden Verteilerliste Änderungen vornehmen:

rufen Sie diese zunächst auf (bzw. übernehmen sie ins laufende Projekt)
Führen Sie die gewünschten Anpassungen durch
speichern Sie sie unter einem neuen Namen.
löschen Sie die alte Liste

 

E-Mail-Versand

Der Versand des E-Mail-Rundschreibens kann über TOM Mail oder über einen externen E-Mail-Client erfolgen.

Insgesamt stehen drei Versandoptionen zur Verfügung:

Einzelne Mails per TOM Mail: jeweils nur eine Adresse im Adressfeld - keine cc's oder bcc's. Vor Versand der Mails werden diese in einer Postausgangsliste angezeigt. Legen Sie ein Mailformat (Text / HTML) sowie das Sendekonto fest.
Einzelne BCC-Mail per TOM Mail: Alle Adressaten werden ins BCC-Feld (Blind Carbon Copy) kopiert und dadurch beim Empfänger nicht angezeigt.
Einzelne BCC-Mail per externes Mailprogramm:  wie zuvor, doch wird die Mail direkt in Outlook, Thunderbird etc. erstellt. Hierbei entscheidet Ihre zentrale Voreinstellung darüber, ob eine vollständige Textmail direkt erstellt wird oder ob Sie den Body-Text über den Zwischenspeicher (Strg+V) einfügen, mit dem Vorteil, dass Textformatierung und Layoutvoreinstellungen in Ihrem Mailprogramm erhalten bleiben...und dem Nachteil,  dass  eine Datei nicht automatisch angehängt werden kann. (Das muss in diesem Fall dann eben in der externen Mail selbst geschehen.) Weiteres siehe Maileinstellungen.