Teilprojekte: Übersetzungs- / Prüfungsaufträge erstellen

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Sie können Aufträge an externe Übersetzer und Prüfer als Briefformular, als Text-E-Mail oder als E-Mail mit PDF-Anhang generieren. Sie finden die entsprechenden Funktionstasten unten in der TP-Maske in den Übersetzer-/Prüfersektionen.

Sie können entweder (1) direkt aus den bereits vorhandenen Auftragsdaten einen Mailtext generieren, ggf. im Mailfenster editieren und dann versenden ODER (2) die Auftragstexte zunächst in einem eigenen Auftragsformular vervollständigen.
 

Das hier für Übersetzungsaufträge beschriebene Verfahren entspricht dem für Prüfungsaufträge.

 

(1) Auftrag direkt per E-Mail (nur Text) versenden

Die bei der automatischen Generierung verwendeten Texte werden in sog. Formularvorlagen in den Benutzereinstellungen formuliert. So können Sie unterschiedlichen Sprachanforderungen gerecht werden (s. Benutzereinstellungen: E-Mail Formulare anpassen).

Sie können die Angaben im Mailtext selbst weiter anpassen.

Beachten Sie auch die Möglichkeit, über die Option "PDF anhängen" eine zuvor erstellte PDF-Kopie eines Auftrags an eine Nachricht anzuhängen. Dabei wird ein Standardtext in die Mitteilung eingesetzt, der wiederum in den Benutzereinstellungen definiert wird.

 

Gedrucktes Auftragsformular

Klicken Sie auf > . Sie gelangen in das Auftragsformular.
Die Formularbeschriftungen werden aus der Formularvorlage generiert, die Sie dem ausgewählten Übersetzer zugewiesen haben.
Die Formulardaten werden automatisch aus den TP-Daten erstellt und können im Auftragsformular  weiter editiert werden.
Öffnen Sie bei Bedarf Textbausteine mit eventuellen speziellen Jobanweisungen des Kunden und fügen Sie den Text dem Auftragsformular per Drag&Drop als Begleittext hinzu.
Markieren Sie ggf. eine zuständige Mitarbeiterin (bspw. innerhalb einer Übersetzungsagentur)  des Adressaten.
Klicken Sie dann auf die Druck-Taste. Entsprechend Ihrer Vorgaben in den Benutzereinstellungen kann automatisch eine pdf-Kopie Ihres Auftrages erstellt werden (Voraussetzung: TOM läuft unter FileMaker Pro 13). Gleiches gilt für die Option Nur als PDF drucken. Die pdf-Datei wird im Ordner ...\Dokumente\Üb_Aufträge unter der Projekt-/Teilprojektnummer abgelegt.

 

Mehrere Teilprojekte in einem Auftragsformular zusammenfassen

Sie können mehrere Aufträge (an den gleichen Übersetzer/Prüfer) in einem Formular zusammenfassen. Die Option dazu finden Sie unten rechts im Fenster des Auftragsformulars. Zunächst werden die in Frage kommenden Teilprojekte nach Wunsch markiert, dann die Drucken-Taste unten rechts klicken. Voraussetzung ist, dass die jeweiligen Aufträge einzeln vollständig ausgefüllt sind. Die schwach grün hinterlegten Felder sind solche, die in dem Sammelauftrag für jedes Teilprojekt einzeln aufgeführt werden.

 

Allgemeine Jobanweisungen des Kunden als Textbausteine aus Kundenprofil übernehmen

Hiermit können Sie häufig verwendete kundenspezifische Auftragsanweisungen als Textbausteine in den aktuellen Auftrag übernehmen. Die Textbausteine werden im Kundenprofil definiert.