Programmeinstellungen - E-Mail Einstellungen & Adressformat

Auf dieser Seite der Programmeinstellungen können Sie drei getrennte Funktionsbereiche konfigurieren:
(1) Mailverfahren
(2) Webmail-Konten
(3) Adressformate.

 

E-Mail-Verfahren - Versandoptionen

Die aus TOM-Daten generierten Mails werden zunächst in TOM erstellt und dann an das Standard-Mailprogramm Ihres Systems übergeben. Als reiner Webmail-Nutzer (GMail etc.) können Sie die Mailfunktion nur eingeschränkt nutzen.

 

Prinzipiell stehen Ihnen zwei Mailverfahren zur Verfügung:

Methode 1: Sie können Mails mit formatiertem Text erzeugen. Aktivieren Sie dazu die Option "Body-Feld über Zwischenablage einfügen". Sie sehen dann im Anwendungsfall das leere Mailfenster Ihres Mailprogrammes und müssen nun den Text aus TOM per Strg+V ins Mailfenster einfügen. Bei dieser Methode kann leider kein Dateianhang aus TOM mitgegeben werden.

 

Methode 2 (Direktmethode): Es werden reine Textmails erzeugt. Sie können 1 PDF-Datei automatisch anhängen - ideal bspw. für den Rechnungsversand, da alles voll automatisch verläuft, sofern Sie die PDF-Datei direkt in TOM erzeugt haben, denn hierbei werden die Pfade gespeichert.

 

Funktion

Methode 1
(man.Einfg)

Methode 2
(autom.)

Erläuterung

Anhang aus TOM mitschicken (1 Datei)

NEIN

JA


HTML-Format des Mailprogrammes bleibt erhalten

JA

NEIN

Die Einschränkung für M2 gilt besonders für MS Outlook (hier wird der Text aus TOM in eine leere Textmail geschrieben). Dies gilt nicht für das Thunderbird Mailprogramm.

Mail muss aus Outlook/Mailprogramm versendet werden, bevor in TOM weiter gearbeitet werden kann

NEIN

JA


Mailtext aus TOM wird manuell per Strg+V (Einfügen) im externen Maileditor eingefügt

JA

AUTOM.


Wird Methode 1 als Standardverfahren gewählt, kann der Versand von Rechnungen als Ausnahme eingestellt werden (ab v13): dies bedeutet, dass bei Rechnungsversand (gilt auch für Mahnungen per Mail) automatisch auf Methode 2 umgeschaltet wird!

 

Generell gilt:
Die automatisierte Mailerstellung greift auf die Textvorlagen zu, die Sie in
Programmeinstellungen / E-Mailformulare definieren können.

 

 

Webmail-Konten

Wie im Kapitel Mails in TOM beschrieben, können Webmail-Inhalte manuell in TOM gespeichert werden. Sie können hier die Konto-Zugangsdaten für eine beliebige Zahl von Mailkonten hinterlegen.

Bitte beachten  Das hier hinterlegte Passwort wird im Mailfenster nicht automatisch eingesetzt, sondern dient lediglich zum Kopieren. Je nach Browsereinstellung wird dies in vielen Fällen gar nicht nötig sein.

 

Schablonen für Adressformate definieren

Über flexible Adressformate können landesspezifische Differenzen bei der Adressierung berücksichtigt werden. So wird beispielsweise die direkt angeschriebene Person innerhalb einer Firma im anglo-amerikanischen Bereich vorangestellt, während sie innerhalb Deutschlands nach der Firmenbezeichnung genannt wird ("z.Hd...." ).

Es können 2 Schablonen für die Formatierung der Adressen von Kunden, Übersetzern und allgemeinen Kontakten definiert werden. Diese können dann direkt in die Adressdatenbanken übernommen und hier ggf. weiter angepasst werden.

Die Formatierung erfolgt über Platzhalter: Bezeichnungen, die, in "#" gestellt, den jeweiligen Feldwert des Datensatzes im Adressfeld repräsentieren und damit auch dessen Position innerhalb des Adressfeldes. Die Platzhalter werden am besten über die jeweiligen Tasten in das Formatierungsfeld eingefügt, können jedoch auch von Hand editiert werden.