E-Mail Einstellungen / Adressformat

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E-Mail-Verfahren

Sie können Ihre elektronische Kommunikation mit dem TOM-eigenen Mailmodul oder über eine externe Mailapplikation betreiben. Es sind auch Mischformen möglich. Das TOM-Mailmodul ist im Standardpaket bereits integriert.

Gleich, welche Option Sie hier wählen: die Mailerstellung erfolgt zunächst im TOM-Mailmodul und erst dann an Outlook & Co übergeben oder direkt aus TOM heraus versendet.

Setzen Sie an dieser Stelle die gewünschte Versendeoption.

 TIPP 

Das Drücken der Shift-/Umschalttaste bei Klick auf Versenden  (im Programmablauf) schaltet auf das jeweils andere Verfahren um! Dies bedeutet, dass Sie im Einzelfall auch das per Default deaktivierte Verfahren einsetzen können.

 
Versandeinstellungen bei Anbindung einer externen Mailapplikation

Methode 1: Sie können Mails mit formatiertem Text erzeugen. Aktivieren Sie dazu die Option "Über Zwischenablage einfügen". Nachteil: Sie können keine PDF-Datei automatisch anhängen!

 
Methode 2 ("Ausweichmethode"): Es werden reine Textmails erzeugt. Dafür können Sie PDF-Dateien automatisch anhängen - ideal bspw. für den Rechnungsversand!

Nachteile:

1.Während das Mailfenster geöffnet ist, können Sie nicht in TOM weiterarbeiten.
2.In MS Outlook gehen Signatur und Layouteinstellungen verloren.

 

Alle Mailfunktionen greifen zurück auf die Textvorlagen, die Sie in den Benutzereinstellungen / E-Mailformulare definieren können.

 

Informationen zu TOM Mail finden Sie hier.

 

[Zurück zu Benutzereinstellungen - Überblick ]

 

Schablonen für Adressformate definieren

Über flexible Adressformate können landesspezifische Differenzen bei der Adressierung berücksichtigt werden. So wird beispielsweise die direkt angeschriebene Person innerhalb einer Firma im anglo-amerikanischen Bereich vorangestellt, während sie innerhalb Deutschlands nach der Firmenbezeichnung genannt wird ("z.Hd...." ).

Es können 2 Schablonen für die Formatierung der Adressen von Kunden, Übersetzern und allgemeinen Kontakten definiert werden. Diese können dann direkt in die Adressdatenbanken übernommen und hier ggf. weiter angepasst werden.

Die Formatierung erfolgt über Platzhalter: Bezeichnungen, die, in "#" gestellt, den jeweiligen Feldwert des Datensatzes im Adressfeld repräsentieren und damit auch dessen Position innerhalb des Adressfeldes. Die Platzhalter werden am besten über die jeweiligen Tasten in das Formatierungsfeld eingefügt, können jedoch auch von Hand editiert werden.