Program settings / General

Standard currency

The currency you use when booking your financial transactions.
 

Invoicing basis ( word/line ) -- line specification

'Standard line' is a text measure still sometimes used. In TOM, the figure set here is used in the text counting function and in the TM analysis to calculate the given number of text lines. Also, in translator profiles it is used to calculate the effective prices in case a translator is using a pricing mode different from yours.

 

Date separator and format for screen display

This information is important for displaying some dates on various program screens.

 

Taxation base

'Taxation by invoice date' / 'Taxation by payment date'. This option has some effect on the reports generated in the Finance module.

 

I.R.P.F.

This freelancer income tax typically appears on invoices in Italy and Spain and some other countries.

 

These details are used as default entries when creating new client records. They can be edited in each client profile.

Client currency

The standard or 1st currency on invoices to a client.

If different from your own currency enter the exchange rate "Rate > own curr."

> Enter '1' when it is identical

TOM offers the option of displaying your own currency on invoices in addition to the client's (different) currency.

 

VAT (Sales tax) rate

Standard VAT/GST rate that you normally charge on your invoice amounts.
 

Credit and reminder periods

This information is used in calculating the reminder status in the Finance Module.

 

 

Translator details

Currency / VAT (Sales tax) rate

see CLIENT DETAILS above.

 

Invoicing unit / Specifications

These values will be used as default entries when creating new translator records, especially line or word count. In the case of line count, define the line specification as well (e.g. 1 line = 52 characters). TOM calculates the effective price in the case of differences in translator specs from the own specs.

 

Operational Defaults

The values defined here determine the settings that get activated on program start. If this option is NOT SELECTED, the following will happen:

in SINGLE USER MODE: the settings active when quitting the program the last time will be active on program restart as well
in a NETWORK the server settings are used each time a user logs in

Therefore, this option may be especially useful in a network environment.

 

OPTIONEN

Datensicherung

Bei einer Datensicherung werden von allen *.FMP12-Dateien lediglich DATA und DicDat gesichert. (Letztere ist jedoch nur dann relevant, wenn die TM-Kalkulation oder TOM-Mail genutzt werden!) An dieser Stelle in den Program settings können zwei Verzeichnispfade definiert werden (auch Netzwerkpfade), in die abwechselnd bei jedem Beenden gesichert wird.

Backup bei Bedarf einspielen
Sollte der Einsatz der gesicherten Dateien erforderlich sein (Festplattencrash, beschädigte Programmdatei) so ist die jeweilige Datei umzubenennen (bspw. Data_Back.t11 zu DATA.t11) und die zerstörte Datei im TOM-Programmordner durch die Sicherungsdatei zu ersetzen.

 

Die automatische Datensicherung bei Beenden wird bei Schließen des Programms am Host-Computer ausgeführt, jedoch nur im Einzelplatzbetrieb.

im (kleinen) Netzwerkbetrieb mit FileMaker Pro 16 nur am Host-Rechner, wenn alle Clients abgemeldet sind. Wird TOM am Host nicht geschlossen (Dauerbetrieb Server), wird die Funktion nicht ausgeführt. Dafür steht eine Auto-Backup-Funktion zur Verfügung, die zur eingestellten Zeit des nachts ausgeführt werden kann.
Für den Netzwerkbetrieb wird u.a. aus diesem Grund der Einsatz von FileMaker Server 16 empfohlen, was komfortable Backup-Optionen bietet, bspw. mehrmals täglich, zusätzlich wöchentlich, verschiedene Zielpfade usw.

 

Passwort zum Löschen von Datensätzen

Hier können Sie ein Passwort definieren, welches zum Löschen von Kunden, Übersetzern, Projekten und Finanzposten benötigt wird.