Erfassung der Kundendaten

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Klicke auf das Neuer Kunde Icon oder wähle diesen Befehl aus dem Menü  Kunde  oder dem Kontextmenü (rechte Maustaste)

Das Eingabefenster ist in fünf Registerkarten unterteilt:

hmtoggle_arrow1 Registerkarte >Kontakt

Adressen

Es können zwei Anschriften eingetragen werden, von denen eine beliebige als Postanschrift verwendet werden kann; durch Anklicken der Option 2. Adresse verwenden wird diese automatisch in Briefen und Rechnungen eingesetzt.

Hinweis: Das Feld "Staat" kann z.B. für US-Bundesstaaten, britische Counties oder deutsche Bundesländer verwendet werden.

 
Telefon-Zentrale

Möchtest Du die Telefon-Direktwahl-Funktion in TOM nutzen, so ist es bei Kunden mit einer Telefonzentrale und mehreren Durchwahl-Nummern sinnvoll, die Durchwahl zur Telefonzentrale in das dafür vorgesehene separate Feld zu schreiben. Dies ermöglicht es, dass auch jede einzelne Mitarbeiter-Durchwahl-Nr. direkt angewählt werden kann.

Weitere Beschreibungsfelder stehen für Zusatzinformationen, bspw. "privat" / "Büro" etc. zur Verfügung.

 

Option Kunde / Interessent

Verwende die Option Interessent, um Angebote zu erstellen bzw. um Anfragen von Nicht-Kunden zu erfassen. Kommt es zu einer Zusammenarbeit, ändere den Status auf "Kunde".

 

Kontakt durch

z.B. Empfehlung, Werbeaktionen, etc.

hmtoggle_arrow1 Registerkarte >Details

Die folgenden Werte werden als Defaults aus den Benutzereinstellungen übernommen: Zahlungs- und Mahnfristen, Währungsangaben und Berechnungsgrundlagen (Zeile, Zeilenlänge etc.) Editiere die Werte nach Bedarf.

 

Zahlungs- & Mahnfristen

Entsprechend den hier getätigten Angaben erhalten offene Rechnungsposten in der Finanzverwaltung Hinweise auf den jeweiligen Mahnstatus. Hier wird empfohlen, nur realistische Werte einzugeben, die auch tatsächlich in Form von Mahnschreiben befolgt werden, da sonst die Hinweise ziemlich nutzlos werden (d.h. Du solltest z.B. nicht gleich am ersten Tag nach Verstreichen der Zahlungsfrist den Termin für die erste Mahnung ansetzen).

 

Kundenwährung

Du kannst die Kundenwährung frei wählen.

Diese erscheint als Hauptwährung auf Rechnungen an den jeweiligen Kunden. Soll der Rechnungsbetrag auch in der eigenen Währung auf der Rechnung genannt werden, so ist die entsprechende Option hier zu aktivieren.

Der Umrechnungsfaktor wird in der Projekt- und in der Finanzverwaltung verwendet, um eine Umrechnung des Projektwertes in Deine Standardwährung zu ermöglichen. Ist die Kundenwährung identisch mit der eigenen Währung, so muss hier eine '1' eingetragen seinDer gültige Kurswert bei Rechnungsstellung ist der im jeweiligen Teilprojekt!

 

Option Brutto-/Netto-Umrechnung

Besonders interessiert für die Abwicklung von  Privatkundenaufträgen: Du trägst im Teilprojekt einen Bruttopreis, bspw. 50 EUR als Stückpreis ein, den Du brutto angeboten hast. TOM rechnet das automatisch in einen Nettopreis um, so dass der Rechnungsbetrag genau 50 EUR beträgt.

Bei Aktivierung im Kundenprofil erfolgt die Umrechnung automatisch in JEDEM Teilprojekt!

 

Preise & Leistungen

Die individuelle Kunden-Preistabelle spielt eine zentrale Rolle bei der Projektarbeit. Preise werden üblicherweise nach Sprachpaaren erfasst: DE-EN etc. Mit diesem Format erfolgt die Einbindung in die Projektarbeit.

 

Berechnungsgrundlage

Leg hier Deine Standard-Berechnungsgrundlage fest (Zeilen oder Wörter). Der gewählte Modus wird automatisch als Standard in der Preisliste eingesetzt (editierbar).

 

Formularzuweisung

Bei Neuanlage eines Kundendatensatzes wird automatisch die erste Formularsprache aus den Benutzereinstellungen übernommen. Aktiviere für den Kunden hier das passende Formular.

Weitere Informationen HIER

 

Kundenordner

Der Kundenordner spielt innerhalb der Ordnerverwaltung in TOM eine wichtige Rolle. TOM bietet per Voreinstellung alle neuen Projektordner automatisch im aktiven Kundenordner an.

Der Kundenordner kann auf zweierlei Weise bestimmt werden:

neuen Ordner anlegen
vorhandenen Ordner einlesen

Du kannst zusätzlich zum aktiven Ordner des Kunden weitere drei Archivordner definieren. Wenn  Du ältere Projektordner dort hinein verschiebst, bleibt der aktive Kundenordner überschaubar.

hmtoggle_arrow1 Registerkarte  >TM-Vorgaben

TOM bietet die Möglichkeit, individuelle Preismodelle für die schnelle Berechnung von TM-Projekten zu erstellen und kundenspezifisch variable Berichtsformen zu definieren, mit der auf den Bedarf jedes Kunden individuell eingegangen werden kann.

Du kannst für jeden Kunden ein Standard-TM-System hinterlegen, was in den meisten Fällen ausreicht. Jedoch kann auch im TM-Fenster das TM-System gewechselt werden.

 

Preisschema und Berichtsoptionen

Die zentral hinterlegten Defaultwerte (Benutzereinstellungen >Arbeitsmittel) für die Preisstaffelung werden per Mausklick übernommen.

Links in dieser Registerkarte findest Du eine Auswahlliste der zentral eingetragenen TM-Systeme. Um zunächst eines davon zu aktivieren klicke auf den Pfeil rechts in der kleinen Tabelle. Dadurch wird zunächst die Preismatrix in den Kundendatensatz übernommen.
Um nun noch die Berichtsoptionen zu übernehmen, klicke auf die Taste  Bericht-Standard.

 

Alle weiteren Informationen:

TM-Projekte generell

TM-Berichtsoptionen

hmtoggle_arrow1Registerkarte  >Vereinbarungen

Kunden-Jobanweisungen und weitere Vereinbarungen

Generelle Jobanweisungen: Diese Information wird in jedem Projekt des Kunden eingeblendet.

Spezielle Jobanweisungen: Diese Informationen betreffen technische Aspekte des Arbeitsablaufs.

Die übrigen Felder (Fachgebiet, Preise etc.) werden im Kundenprofil angezeigt

hmtoggle_arrow1 Registerkarte  >Diverses

Zuweisung zu bestehenden Verteilerlisten, Serienmail

Du kannst den Kunden einer oder mehreren Verteilerlisten hinzufügen und Grußzeile sowie Kommunikationssprache (hilft bei der Zuordnung zu Rundschreiben) definieren.



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