Druckausgabe in MS-Word

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Du kannst viele Formulare über eine integrierte Schnittstelle nach MS-Word (ab Version 2000) ausdrucken. Dies ermöglicht Dir eine weitgehend freie Gestaltung Deiner Korrespondenz, Rechnung oder Angebot.

 

Grundkonzept

TOM verwendet für die Übertragung der Datenbankinhalte editierbare Vorlagen und schreibt die Feldwerte in Textmarken und in Tabellen der Vorlagen hinein. Die Datei wird dann automatisch mit einem definierten Namen unter einem definierten Pfad automatisch geöffnet, kann frei editiert werden, bevor sie gedruckt wird.

Bei den Formularvorlagen handelt es sich um Word-Vorlagendateien (*.dot).
 

Voraussetzungen

Die WORD-Druckfunktion erfordert zwei gültige Dateipfade:

 

hmtoggle_folder0 Vorlagenordner: enthält die *.dot-Vorlagen für Rechnungen, Angebote etc.

hmtoggle_folder0 Dokumenteordner: enthält Unterordner für erstellte Rechnungen, Angebote etc., die üblicherweise unter ihrer jeweiligen Nummer plus Kürzel dort abgelegt werden.

(Dies ist das gleiche Verzeichnis, das auch für PDF-Kopien verwendet wird.)

 

BenE_Pfade
[>Benutzereinstellungen >Formulare >Allgemein]

 

Individuelles Anpassen der Wordvorlagen

Vielleicht sind Dir in den Vorlagendateien mehrseitige Tabellen aufgefallen. Diese dienen dazu mehrseitige Rechnungen etc. erstellen zu können. Eventuelle leere Tabellenzeilen werden nach Übergabe der Texte automatisch gelöscht.

 

Du kannst die Vorlagen weitgehend frei gestalten.

Schriftarten, -größen und -stil sind beliebig
weitere Layoutelemente (Logos, Grafiken etc.) sind beliebig
Tabelleneigenschaften wie Rahmen und Textausrichtung können verändert werden, jedoch nicht die Spaltenzahl! Die Spaltenbreite kann hingegen bei Bedarf angepasst werden.
Eine Tabelle darf nicht gelöscht werden

 

Weitere Anmerkungen

Die Länge der Tabelle d.h. die Anzahl der Tabellenzeilen sollte idealerweise der maximalen Größe des jeweiligen Formulars entsprechen. Ein Beispiel: sind Deine Rechnungen nie länger als 1 Seite, so ist es überflüssig (wenn auch nicht verboten) eine dreiseitige Tabelle in der Vorlage zu haben. (Es kostet etwas Zeit.)
Wenn Du Textmarken verschiebst, vergewissere Dich, dass die GESAMTE Textmarke markiert wurde.

Textmarken werden in Word in eckigen Klammern dargestellt. Über das Extras-Menü in Word ( > Extras >Optionen >Ansicht) kannst Du sichtbar gemacht bzw. ausgeblendet werden.

Du kannst Textmarken einfach löschen, solltest Du einen Feldwert aus TOM nicht übernehmen wollen
Arbeite immer nur mit Sicherungskopien der Word-Vorlagen, besonders am Anfang -- die Arbeit mit Textmarken ist relativ "fehleranfällig"
Welche Änderungen auch immer an der Vorlage vorgenommen werden -- benenne sie NICHT um! Die Dateinamen im Vorlagen-Ordner dürfen NICHT verändert werden.

 



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