Fakturierung

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Du gelangst in die Fakturierungsumgebung eines Projektes über die Taste in der Einzelprojektansicht.

Hier werden (bei einem nicht fakturierten Projekt) immer automatisch alle erledigten Projekte des aktuellen Kunden angezeigt und zur Fakturierung als Sammelrechnung angeboten.

Bei einem bereits voll fakturierten Projekt werden hier Rechnungsinformationen  und -funktionen angeboten.

Bei einem teilfakturierten Projekt ist eine weitere Rechnungsstellung möglich, und ebenso kann auf vorhandene Rechnungen zugegriffen werden.

 

Rechnungsstellung: Allgemeines

Aus der Liste der fakturierbaren Projekte kannst Du einzelne Projekte aus der gewünschten Rechnung ausschließen oder für eine Teilrechnung markieren.

 

Grundsätzlich gilt:

Wann ist ein Projekt fakturierbar?

1. in jedem Teilprojekt ein Versanddatum und ein Preis eingetragen (Ausnahmen hier)

2. im Hauptprojekt ein Erledigungsdatum vorhanden (Ausnahme Teilfakturierung).

Das Layout des Rechnungsformulars wird unter Benutzereinstellungen/Formulare/Brief definiert.
Du kannst alternativ Rechnungen in MS-Word in einer von Dir gestalteten Vorlage ausdrucken
Die Beschriftung des Rechnungsformulars kann unter Benutzereinstellungen/Formulare/Rechnung angepasst werden (auch unterschiedliche Sprachen).
Grundsätzlich ist jedes Teilprojekt automatisch ein Rechnungsposten (Ausnahmen).
Du kannst ein Projekt mehrfach fakturieren, also Teilrechnungen erstellen
Du kannst unabhängig davon, ob weitere Projekte eines Kunden ebenfalls fakturierbar sind, eine Rechnung nur für ein bestimmtes Projekt erstellen
Du kannst aus einem Teilprojekt heraus direkt eine Teilrechnung nur für das aktuelle Teilprojekt erstellen
Du kannst den Ausdruck von Zwischensummen (Projektpreise) wahlweise aktivieren oder unterdrücken - letzteres wird empfohlen, wenn die Rechnung nur ein Projekt enthält.
Du kannst die Kunden-Abteilung und/oder einen Ansprechpartner in die Rechnungsanschrift aufnehmen
Du kannst der Rechnung eine freie Schlussbemerkung und jedem Teilprojekt (Rechnungsposition) einen freien Infotext hinzufügen
Bei der Fakturierung wird im Finanzbereich >Kundenrechnungen ein Offener Posten angelegt

 

... und so geht's:

Klicke in der Projekt-Detailansicht auf die Taste .
Prüfe die Liste der fakturierbaren Projekte in der Tabelle und deselektiere nach Bedarf.

Hinweis: per Default erscheint jedes Projekt als "zu fakturieren" markiert in der Liste.

Aktiviere bei Bedarf die Teilzahlungsoption, bei der die auch unerledigte Projekte (ohne Erledigt-Datum im Hauptprojekt) fakturiert werden können
Klicke auf die in der Grafik hervorgehobene Taste (hier die für eine Sammelrechnung!). Du siehst das Rechnungsformular in einer Druckvorschau . Hier kannst Du abbrechen oder die Rechnung ausdrucken. Brechen Sie ab, kehrt TOM zur Projektübersicht zurück und Du kannst Änderungen vornehmen.
MS-Word-Druck: Möchtest Du in MS-Word ausdrucken, so klicke direkt auf die entsprechende Taste
Nach dem Rechnungsdruck wird der Projektstatus für alle Projekte auf fakturiert gesetzt und gleichzeitig ein Offener Posten in der Finanzverwaltung angelegt.

 

 

Seitenumbrüche bei mehrseitigen Rechnungen anpassen

Bei mehrseitigen Rechnungen kann es vorkommen, dass ungünstige Seitenwechsel entstehen, z.B. kann eine neue Seite mit dem Projekt-Endpreis beginnen, was vermieden werden sollte. Durch Verwenden der "Anpassen"-Option werden die Abstände der Projekt-Titelzeile vergrößert, wodurch alle Posten insgesamt nach unten rutschen und ein neuer Seitenumbruch entsteht. Wähle die "Anpassen"-Option so lange, bis das Druckbild Deinen Vorstellungen entspricht. Durch "Abbruch" werden die Abstände wieder auf Null zurückgesetzt.

 

Option "Zwischensummen anzeigen"

Bei aktivierter Option wird für jedes Projekt ein eigener Endpreis angezeigt, andernfalls wird lediglich der Endpreis angegeben. Eine Anzeige der Zwischensummen ist sinnvoll für Rechnungen, die wenige Projekten mit jeweils vielen Teilprojekten enthalten und weniger sinnvoll bei vielen Projekten mit jeweils wenigen Teilprojekten.

 

Option "Übersetzungsdateien einlesen"

Du kannst hier die Bezeichnungen der zu übersetzenden Dateien einlesen und als Teil der Rechnung ausdrucken.
Voraussetzung: diese liegen im ERSTEN UNTERORDNER des Projektordners!
Die Dateienliste erscheint, durch Semikolons getrennt, in einer oder mehreren Zeilen unterhalb jeder Projektzeile auf der Rechnung.
Ein Einleitungstext wie "Übersetzte Dateien: "  kann im Rahmen der Formularvorlage unter Benutzereinstellungen/Formulare/Rechnung definiert werden.


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