Datenpflege: Allgemeines und Voreinstellungen

Systematischer Umgang mit lange inaktiven Datensätzen

Das einfache Löschen einzelner Kunden- und Zuliefererdatensätze hinterlässt Lücken in den verknüpften Projekten und Rechnungsdaten. TOM bietet ein Verfahren, dass


1.veraltete Daten nach Ihren Vorgaben ermittelt
2.persönliche Informationen aus den verknüpften Angeboten und Projekten entfernt
3.anschließend die inaktiven Kunden- und Zuliefererdatensätze löscht.

 

 

Wichtige Voreinstellungen
finden Sie unter Programmeinstellungen >Datenschutz .

 

Wie erkennt TOM inaktive Kunden?

Im  Fenster  Datenpflege  können Sie - getrennt nach Kunden und Zulieferern - alle Kontakte finden, deren letzter Auftrag bzw. letztes Angebot  mindestens x (Auftrag) UND  y (Angebot) Jahre zurückliegen ODER für die weder das eine noch das andere überhaupt vorhanden sind.

 

Die Zeitdauer der Inaktivität (Anzahl der Jahre) legen Sie selbst in den Voreinstellungen fest, getrennt nach Projekten und Angeboten für Kunden bzw. Teilprojekten für Zulieferer.

 

 
Anonymes Ersatzprofil

Um Lücken in Projekten und Angeboten zu vermeiden legt TOM automatisch beim ersten Anonymisierungsvorgang einen Ersatzdatensatz an, dessen Name und Kennnnummer (ID) in allen verknüpften Projekten und Angeboten eingesetzt wird. Wichtig:

 

Sie selbst legen fest, wie Name, Kürzel und ID lauten sollen (Programmeinstellungen >Datenschutz)!

 

Vorschläge für ein anonymes Ersatzprofil

ID: [anon]
Name: [anonymisierter Kontakt]

Kürzel: [anonymisiert]

 

TIPP:
Um die Einträge in Projektlisten etc. schnell erkennbar zu machen,

können Sie Textformatierungen (bspw. kursiv) hinzufügen, indem Sie die Texxte in einem Textprogramm zunächst formatieren und dann per Kopieren/Einfügen in das bereits angelegte Ersatzprofil einfügen.