Datenpflege: Allgemeines und Voreinstellungen |
Systematischer Umgang mit lange inaktiven Datensätzen Das einfache Löschen einzelner Kunden- und Zuliefererdatensätze hinterlässt Lücken in den verknüpften Projekten und Rechnungsdaten. TOM bietet ein Verfahren, dass
Wichtige Voreinstellungen
Wie erkennt TOM inaktive Kunden? Im Fenster Datenpflege können Sie - getrennt nach Kunden und Zulieferern - alle Kontakte finden, deren letzter Auftrag bzw. letztes Angebot mindestens x (Auftrag) UND y (Angebot) Jahre zurückliegen ODER für die weder das eine noch das andere überhaupt vorhanden sind.
Die Zeitdauer der Inaktivität (Anzahl der Jahre) legen Sie selbst in den Voreinstellungen fest, getrennt nach Projekten und Angeboten für Kunden bzw. Teilprojekten für Zulieferer.
Um Lücken in Projekten und Angeboten zu vermeiden legt TOM automatisch beim ersten Anonymisierungsvorgang einen Ersatzdatensatz an, dessen Name und Kennnnummer (ID) in allen verknüpften Projekten und Angeboten eingesetzt wird. Wichtig:
Sie selbst legen fest, wie Name, Kürzel und ID lauten sollen (Programmeinstellungen >Datenschutz)!
Vorschläge für ein anonymes Ersatzprofil ID: [anon] Kürzel: [anonymisiert]
TIPP: können Sie Textformatierungen (bspw. kursiv) hinzufügen, indem Sie die Texxte in einem Textprogramm zunächst formatieren und dann per Kopieren/Einfügen in das bereits angelegte Ersatzprofil einfügen.
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