Direktversand über SMTP Server

Der Versand über den SMTP Server Ihres Mailproviders erfolgt direkt aus TOM heraus und erspart den Umweg über Ihr Mailprogramm. Besonders bei Aufträgen mit vielen Zielsprachen ist dies eine schlanke und arbeitsparende Variante des Mailversands, die auch den Datenverkehr im Haupt-Mailprogramm entlasten kann.

Die HTML-Option ermöglicht eine übersichtliche und ansprechende Optik.

 

Allgemeines

Es können reine Textmails oder HTML-Mails (mit vielen Formatierungsoptionen) erzeugt werden.
Der Mailinhalt wird  in TOM gespeichert und mit dem jeweiligen Projekt verknüpft.
Die Mail kann trotz SMTP-Versand auch im Versand-Ordner Ihres Mailprogramms erscheinen. Mehr dazu weiter unten.

 

Konfiguration

Die Servereinstellungen finden Sie unter Programmeinstellungen >E-Mail/Adresse.  Hier legen Sie zwei Parameter fest:

1. Servername: z.B. smtp.strato.de

2. Port: z.B. 465 oder 587

 

Die Kontoeinstellungen werden im Mitarbeiterprofil vorgenommen Programmeinstellungen >Int. Mitarbeiter ... Details. Hier legen Sie folgende Parameter fest:

1. Sendekonto: Dies kann das normale Mailkonto des Mitarbeiters sein oder ein spezielles, wenn der BCC-Funktion genutzt. Mehr weiter unten.

2. Benutzername

3. Zugangspasswort zum Mailkonto

4. Zugangsbenutzer zum Server/Mailkonto

5. (opt.) BCC Blindkopie-Adresse (s.u.)

6. (opt.) Reply-To-Adresse

7. persönliche Signatur des Projektmanagers

 

Einbindung der versendeten Mails in Ihr Hauptmailprogramm

Grundsätzlich werden über SMTP versendete Mails nicht im Mailserver beim Provider gespeichert und können also nicht auf diese Weise von Ihrem Standard-Mailprogramm eingelesen bzw. in dieses integriert werden. Dies wird durch einen kleinen Workaround dennoch möglich:

Tragen Sie Ihre Standard E-Mailadresse als BCC (Blind-) Empfänger in die SMTP-Maileinstellungen (s.o.) ein.
Erstellen Sie in Ihrem Standard-Mailprogramm eine Filterregel, die dafür sorgt, dass alle Mails, die von der SMTP-Sendeadresse eintreffen, in den 'Versendet'-Ordner verschoben werden. (Aus diesem Grund ist es ratsam, für den Versand eine spezielle Sendeadresse zu verwenden.)